3 beneficios de digitalizar los archivos públicos

El actual proceso de modernización del Estado exige una serie de cambios que permitan mayor eficiencia. Pero, sobre todo, que favorezca a los ciudadanos un acceso con mayor facilidad a los servicios que le brindan las instituciones públicas.

1. La digitalización de documentos es un proceso estratégico pues, en primer lugar, contribuye sustantivamente a transparentar la gestión pública, con información cada vez más útil y amigable, tal como lo exige la ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

2. Jorge Rodríguez Lava, docente de la Escuela de Postgrado de la Universidad Continental, destaca que uno de los primeros públicos beneficiados por la digitalización de documentos son los servidores del Estado, con su consecuente productividad ya que se les hace cada vez más fácil acceder a los documentos que incluso pueden ser visualizados por varios simultáneamente. “Y si eso se considera algo peligroso –alguna data puede ser sensible o de conocimiento restringido por seguridad nacional–, el acceso a dichos documentos puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios”, agrega.

3. Otra gran ventaja es la presupuestal. Digitalizar documentos le supone al Estado un ahorro considerable, puesto que se disminuyen costos de envíos de documentos físico, envíos postales, y el consecuente problema de seguridad al exponerse públicamente. “Entre otros beneficios se puede destacar que la información digitalizada queda asegurada casi de por vida”, agrega el catedrático de la Universidad Continental.

EN PROCESO

Magali Meza, directora de la Maestría en Gestión Pública de la Escuela de Postgrado de la Universidad Tecnológica del Perú (UTP), añade que en el Estado, uno de los pilares centrales de toda política de modernización de la gestión pública es la simplificación administrativa y el gobierno electrónico. “Esto implica que realmente podamos tener un acceso a toda la implementación de las tecnologías de la información para que pueda soportar los procesos de planificación, producción y gestión de las entidades públicas para consolidar el gobierno abierto y transparente para los ciudadanos”, señala.

El gobierno electrónico apoya en archivística, pues por norma del Estado se debe resguardar la documentación por diez años. Sin embargo, esta documentación aún no está al alcance del ciudadano.